התבוננות כוללת בתהליך והבנה משותפת של הצוות – מי אחראי על איזה שלב בתהליך ומה נדרש על מנת לעבור לשלב הבא.

נגישות ההוראות והעדכון שלהם חשוב במיוחד וישמור עליהם רלוונטיים תמיד. 

בשלב זה נבין כיצד יהיה לכם נוח לעבוד, ונקים מערכת נגישה (או נשתמש במערכת קיימת) – כדי שכולם יידעו תמיד היכן מצויות התשובות לשאלותיהם. 

בשלב זה נדרשת סבלנות והתעקשות, שכן לוקח זמן להתרגל לעבוד על פי הוראות, למי שאינו רגיל לעשות זאת. 

לכן נקדיש זמן להטמעת המערכת ולהתאמה למציאות: ננתח את הבעיות שצצו בעבר ונשנה את הנהלים ואת ההוראות כדי להמנע מהן בעתיד.

לצד פתירת הבעיות שצצות באופן שוטף, נעבוד גם בצורה ממוקדת: נגדיר בכל פעם בעיה מסויימת, את התוצאה שאליה נרצה להגיע ונקדיש זמן קצוב לפתרונה. לאחר הטמעת השינוי – נעבור אל הבעיה הבאה. 

כאן נוכל להטמיע כלים חדשניים ואוטומציות. מכיוון שאנו מבינים לעומק את המצב הנוכחי נוכל גם להגדיר טוב יותר את התוצאה הרצויה – ולהגיע אליה.

המטרה שלנו היא להרגיל את הארגון לחשוב תמיד במונחי שיפור.

לאחר שפתרנו את הבעיות האקוטיות, נמשיך להשתפר: 

נצמצם בזבוז בתהליך – כל אותן פעולות שמבזבזות משאבים ולמעשה אינן מכניסות כסף. 

נחתור גם לעליית ערך בעיני הלקוחות – נבין את דרישותיהם ונשנה את התהליכים על פיהם, כך נשפר את השירות ונתעלה על המתחרים.

בשלב זה טמון רווח כפול: חסכון בזבוז מצד אחד והגדלת הכנסה מצד אחר.